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Assistenz Projekt- & Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Aufgabenprofil

In dieser Position unterstützen Sie den Projektmanager/Portfoliomanager durch die Koordinierung aller Projektaktivitäten. Die Hauptaufgabe besteht darin, die Kontinuität und Effizienz jedes Projekts von Anfang bis Ende durch klare Kommunikation mit allen Beteiligten sicherzustellen. Die Assistenz (m/w/d) bearbeitet mehrere Projekte in einem schnelllebigen Umfeld und ist offen für ständige Veränderungen und Herausforderungen. Dafür verfügen Sie über ein hohes Maß an Organisationstalent und sind in der Lage, auch ohne tägliche Anleitung mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.

Ihre Aufgaben

  • Allgemeine Verwaltung aller Projekte innerhalb des Portfolios
  • Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen
  • Administrative Verwaltung des Projektbüros
  • Vertretung des Projektleiters
  • Verteilung von Bauanweisungen, Sicherstellung der erforderlichen Anmeldung des Projektpersonals für die Baustelle
  • Sicherstellung der erforderlichen Zugänge zur IT-Software für die Projekte
  • Veranlassung von Lieferungen von Materialien, Anlagen und Ausrüstungen usw., einschließlich der Koordinierung von Lieferanten
  • Verwaltung und Koordinierung von Ausrüstungsdokumenten
  • Verwaltung und Koordinierung von Neueinstellungen für das Projekt
  • Pflege der Schulungsmatrix
  • Moderation/Protokollführung bei Besprechungen, falls erforderlich.
  • Unterstützung des Teams vor Ort bei allen zusätzlichen erforderlichen Aufgaben
  • Interne und externe Kommunikation
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Präsentationen
  • Allgemeine organisatorische Aufgaben

Kandidatenprofil

  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Projektassistenz, Teamassistenz, Office Assistenz oder in der Projektverwaltung bzw. einer vergleichbaren Position
  • Idealerweise Postsekundäre Verwaltungskurse/Zertifizierung
  • Gute Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Fähigkeit, je nach Bedarf im Team oder selbstständig zu arbeiten
  • Analytische Fähigkeiten
  • Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Firmenprofil

Unser Mandant ist eines der international führenden Engineering-Unternehmen und bietet individuelle Lösungen für die Bereiche Planung, Projektabwicklung und Instandhaltung im Großanlagenbau, darunter Öl und Gas, die (petro-)chemische Industrie sowie Energie- und Kraftwerke. Weltweit verfügt das Unternehmen über Gesellschaften in mehr als 100 Ländern und ist mit über 60.000 Mitarbeitern auf allen Kontinenten vertreten.
Unser Mandant überzeugt durch Zuverlässigkeit, Expertise und Sicherheit. Mit diesem hohen Qualitätsanspruch möchte das Unternehmen seine Marktpräsenz in Deutschland weiter ausbauen und damit die globale Wachstumsstrategie unterstützen.
Aufgrund der wachsenden Geschäftsentwicklung suchen wir für das Team unseres Mandanten für seinen Standort im Rhein-Neckar-Raum zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Projekt- & Office Management (m/w/d) in Teilzeit.

Das Angebot

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem hochattraktiven Unternehmensumfeld mit einer hervorragenden langfristigen Entwicklungsperspektive.

Ort

Rhein-Neckar-Raum

Datum veröffentlichen

03.01.2022

Kontaktperson

Stermsek

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